Optymalizacja Procesów
Kompleksowa optymalizacja organizacji procesów pracy przeprowadzona w 4 etapach
Analiza stanu obecnego obejmuje identyfikację
- realizowanych czynności i zadań przez pracowników,
- czasu realizacji czynności w przeliczeniu na FTE,
- narzędzi i innych istotnych elementów związanych z realizacją czynności,
- punktów kontrolnych,
- nieefektywności w realizowanych czynnościach i procesach,
- ocenę pracowników wg określonych kryteriów.
Zaprojektowanie stanu docelowego obejmuje
- pogrupowanie czynności w procesy wraz z określeniem czasu ich realizacji,
- przygotowanie zakresów czynności dla pracowników dostosowanych do ich umiejętności i kwalifikacji zawodowych,
- wskazanie punktów kontrolnych w procesach i przypisanie odpowiedzialności do pracowników za ich realizację,
- opisanie koniecznych zmian w istniejących procedurach lub opracowanie nowych procedur, instrukcji,
- rekomendacje co do wdrożenia narzędzi wspomagających realizację procesów, m.in. obieg dokumentów,
- przygotowanie harmonogramu wdrożenia zmiany, w tym: zaplanowanie komunikacji z pracownikami,
- określenie mierników efektywności w procesach.
Wdrożenie zaprojektowanego rozwiązania
- wsparcie kadry zarządzającej w przeprowadzeniu zmiany (sesje coachingowe, przygotowanie materiałów informacyjnych z zakresu zmiany),
- przeprowadzenie szkoleń miękkich zakresu zmiany,
- przygotowanie narzędzi do monitorowania postępów prac wdrożeniowych,
- bieżące korygowanie przyjętych rozwiązań stosownie do zaistniałych okoliczności,
- wsparcie we wdrożeniu narzędzi wspomagających realizację procesów.
Analiza powdrożeniowa
- ocena efektywności wdrożonych zmian w stosunku do analizy stanu obecnego w poparciu o analogiczne kryteria,
- identyfikacja nieefektywności i ich eliminacja,
- wskazanie dalszych możliwości usprawnień.